Hace pocos días, tuve la suerte de participar en unos itinerarios formativos de muy alto nivel de una red comercial en un profundo momento de cambio. El objetivo que nos había sido encomendado, era, apoyar el desarrollo de una cultura con mayor “sensibilidad” hacia la planificación, pues, en el escenario actual y futuro, ya no se tratará de conseguir resultados, sino de conseguirlos y, además, hacerlo en tiempos cada vez más cortos y exigentes con unos plazos determinados. Los mercados mandan y la cotización de la acción sobre todo!
Antes de entrar en harina formativa y con el ánimo de coger altura en los itinerarios formativos que dirigimos, no se nos ocurrió otra cosa que recuperar aquella famosa escena de Glengarry & Glen Ross (1992) en la que el señor Alec Baldwin asume la misión de recuperar a un equipo de ventas que andaba en un profunda cuesta abajo. Con la proyección de la escena, solo perseguíamos hacer ver a los participantes la importancia de trabajar la actitud (en este caso de forma muy desafortunada), y, además , demostrar la necesidad que tienen los mandos comerciales de aportar más cosas que sólo “arengas” al equipo de ventas.

En esos escasos 5 minutos que dura la más famosa de las reuniones de un equipo comercial que ha dado el cine, hay una frase que siempre recordaré. Aquella frase en la que Alec Baldwin le comenta a Jack Lemon que deje de tomar café y vuelva a su silla para atender a la reunión “usted, deje ese café ahí, el café es solo para los que venden…”.
En esa línea, y parafraseando a Alec Baldwin, yo añadiría que en la actualidad y en el futuro cercano “el café será para los que planifican primero y después venden en la línea de lo que planifican…”.

Pero, y si aceptamos esta nueva necesidad, ¿por qué nos cuesta tanto planificar?, ¿por qué, precisamente ante la presión de los objetivos a corto plazo no entendemos la necesidad de adelantarnos a él y trabajar de forma más preventiva?, a fin de cuentas, ¿no es la labor de un manager, en este caso comercial, el anticipar las dificultades que después vivirá su equipo comercial y establecer planes a priori?
En nuestra humilde opinión, muchas son las distorsiones que nos impiden planificar, no obstante, os adelantamos algunas soluciones que, fruto de nuestra experiencia en implantación, favorecen trabajar con mayor calidad y de forma anticipada.

1. Simplificar los procesos de planificación. Simplificar es algo sofisticado y, muchas organizaciones quieren hacer sofisticada la planificación complejizándola. Nada más equivocado! Propongamos horizontes de planificación a largo plazo no más allá de seis meses, utilicemos sencillas metodologías para el cálculo de previsiones , y, sobre todo, invirtamos tiempo en proponer herramientas de fácil uso para el Jefe y el equipo. La clave está en que todo el semestre pueda quedar reflejado en una hoja única hoja!

2. Planificar el largo plazo enfocándonos en garantizar la parte del objetivo al que no llegaremos. Planificar no significa proyectar todo lo que vamos a hacer en un periodo. Planificar significa identificar la brecha entre nuestra previsión (aquello que casi seguro conseguiremos) y nuestro objetivo. Planificar lo diferente, el extra time, el valor añadido, lo diferencial, eso es gestionar el largo plazo.

3. Desagregar los objetivos. Desagregar los objetivos tanto las personas que conforman el equipo como en periodos de ejecución más cortos. Esta actividad, en si misma, ya supone un ejercicio de esfuerzo tan potente que nos permite convertir un elefante grande en varios elefantes más pequeños…

4. Comprender la necesidad de conectar largo y corto plazo. En el largo plazo se establecen los gaps, se definen las grandes líneas y, es después, en el corto plazo, donde se deben definir las acciones concretas. La tendencia actual es superar el concepto de concreción a través de simples asignaciones de objetivos o de complejos desarrollos de tareas y subtareas, cambiando esa gestión, por la identificación de actividades anteriores qué, como managers, debemos garantizar para llegar al objetivo. ¿Actividad comercial?, ¿número de visitas?, ¿número de propuestas?, ¿número de interlocutores diferentes?,…

Definir que actividades son clave dentro del proceso de planificación a corto plazo, es una reflexión, qué, si os parece, dejaremos para otro post donde profundizaremos sobre tipología de objetivos y funnel comercial.