De todos los proyectos en los que participas siempre te llevas algo positivo, pero si hay proyectos en los que realmente aprendes, son aquellos que tienen un gran éxito o aquellos donde te llevaste un buen tropezón.

Para mí, los proyectos más complejos de dirigir son aquellos en los que se plantea un cambio de alcance cuando el proyecto está ya avanzado, y afecta a la planificación o conllevan una desviación económica. ¿Cómo gestionarlos para que el cliente quede satisfecho y a la vez no hacer que tu empresa pierda hasta la camisa?, ¿cómo conseguir ese sutil equilibrio entre orientación al cliente y a los resultados?

En mi caso, la mayor parte de estos cambios de alcance se produjeron en proyectos de virtualización de recursos digitales, y estos cambios de enfoque se debieron principalmente a dos causas: la primera, la ausencia de un interlocutor único responsable de validar el total de entregables del proyecto (idea fuerza, línea gráfica, guion de contenidos y el recurso digital), la segunda, está relacionada con la gestión de expectativas de todos los involucrados.

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Que haya una única persona en el cliente responsable de dirigir el proyecto, centralizar todas las necesidades y el feedback de todos los implicados, es vital para que el proyecto salga perfecto, y además, de respuesta a las necesidades de todos los que participaron. Se me ocurren muchísimos casos así, proyectos en los que todos los involucrados quedaron satisfechos con el resultado, y además, los alumnos aprendieron tras participar en la acción formativa.

A veces es cuestión de mala suerte, y a mitad del proyecto tu interlocutor cambia de departamento o de rumbo profesional, y tu proyecto se queda sin sponsor. En este buscar un nuevo interlocutor que posiblemente tenga un nuevo punto de vista que invalida lo que ya has desarrollado hasta ese momento. Esto solo es mala suerte.

Pero otras veces, la empresa cliente nombra a un interlocutor no válido, una persona que realmente no tiene poder de decisión, y cuya validación no tiene valor real. Si a esto le sumas todas las áreas que se involucran, y opinan, en este tipo de proyectos, la complejidad está servida. El área de Negocio es desde la que parte la necesidad y además es la experta en el contenido que vas a trabajar, Formación y Desarrollo como el departamento que contrata y lidera el proyecto, el área de Comunicación asesora con la imagen del recurso y su estilo. Si se trata de un recurso desarrollado para el plan de Acogida, el número de áreas que participan en el proyecto crece exponencialmente, y si hablamos de un tema estratégico, también podemos contar con los miembros del Comité de Dirección.

Está claro que en este camarote de los hermanos Marx en el que se ha convertido nuestro proyecto, o encuentras a alguien que lleve el timón, o naufragas seguro.

Necesitas a alguien que centralice la información que proviene de diferentes áreas en la fase de guionización. Pero sobre todo, necesitas a alguien que valide los contenidos y sensibilice a todos los demás implicados en que a partir de la fase de virtualización, los cambios deberían ser mínimos, y en el caso de producirse deben venir bien documentados.

Muchas veces, el guion es validado por todos los implicados, y de repente, cuando se ve el resultado final ya programado (el curso con animaciones, diseño definitivo y en funcionamiento), todo el mundo se lanza a pedir cambios sobre el mismo. A veces el feedback llega desde diferentes departamentos y personas, y a través de distintos medios (mail, documento en PowerPoint o hasta manuscritos escaneados,…), otras veces entras en la dinámica del “cambio del cambio” y a veces 2 interlocutores, o uno mismo, acaban contradiciéndose en los cambios que solicitan. Hay recursos que, tras tanto cambio sobre la versión virtual, acaban perdiendo el hilo argumental que tenían en su estado guion y dejan de ser pedagógicos. Cada uno tenemos una forma de expresarnos y, sobre todo, cada uno de nosotros tiene unos gustos diferentes, aunque la cultura y valores de la compañía sean comunes a todos nosotros, todos tenemos nuestra opinión personal. Es por eso que a veces, ante un mismo recurso podemos tener opiniones contradictorias: el logo más a la derecha, por favor, el color no queda bien (aunque esté en nuestro manual de estilo), hay que hablar a los alumnos en segunda persona del singular, no mejor en plural, la voz del personaje principal no nos acaba de encajar aunque la hayamos seleccionado en un casting,… Nuestra labor debe ser centralizar toda esta información, y darle coherencia para que el resultado final siga siendo óptimo.

A veces no es tarea fácil diseñar un recurso al gusto de todos los implicados, ya que es un tema subjetivo, y sobre todo de expectativas de cada persona involucrada. Por eso es tan importante trabajar bien las expectativas en la fase de venta y sobre todo en el kick off del proyecto. En este momento tienen que estar presentes todos los involucrados por parte del cliente, hay que compartir con ellos los riesgos asociados a la falta de un interlocutor único que valide los entregables, y sobre todo, hay que diseñar una metodología clara para el proyecto y la gestión de los cambios. De esta forma, el éxito estará casi 100% garantizado.

A veces está claro que por mucho que lo pidamos, el interlocutor que te asignan no es válido, en este caso tú eres el responsable de que sí lo sea. Apóyale a gestionar bien las expectativas, a presentar los entregables y centralizar y canalizar el feedback de los implicados, si lo haces bien y trabajas mano a mano, el proyecto llegará a buen puerto.

Con los años he aprendido a ver la piedra y al menos tengo claro dónde está el riesgo en cada proyecto, aunque a veces por mucho que intente evitarlo, vuelva a tropezar con la misma piedra.

Como dijo Charles Dickens “Cada fracaso enseña al hombre algo que necesitaba aprender”.